VluchtWeb is de online kennisbank van VluchtelingenWerk Nederland. Deze zeer uitgebreide site geeft informatie over alles wat met vluchtelingen en asielzoekers te maken heeft. Omdat VluchtWeb aan een ‘opknapbeurt’ toe was, werd Hendrikx Van der Spek gevraagd met een voorstel te komen.
VluchtWeb in het kort
VluchtWeb bundelt documenten over de toelating en het verblijf van asielzoekers en vluchtelingen. Zo zijn er documenten van ‘externen’ (bijvoorbeeld Kamerstukken, jurisprudentie, brieven van Amnesty International, krantenartikelen,uitspraken van rechtbanken). Deze staan ongewijzigd op de site met een zelfgeschreven inleiding of samenvatting. Daarnaast produceert Vluchtelingenwerk zelf teksten over herkomstlanden, de asielprocedure, terugkeerbeleid enzovoorts.
De vraag van VluchtelingenWerk
Toen VluchtelingenWerk ons benaderde, stelde de organisatie ons vier vragen:
- Hoe werk je papieren teksten om tot beeldschermteksten?
- Welke eisen gelden er voor zinsbouw, koppen, intro’s, kopjes, inhoudsopgaven, structuur, verwijzingen etcetera?
- Hoe krijgen we meer eenheid in onze site?
- Hoe zorgen we ervoor dat onze auteurs zo min mogelijk tijd kwijt zijn met schrijven?
De 3-fasenaanpak
Om deze vragen te beantwoorden, was een 3-fasenaanpak nodig. Deze 3 fasen doorlopen we vaker als we de auteurs binnen een organisatie een efficiënte schrijfaanpak willen leren:
- In de eerste fase hebben we samen met VluchtelingenWerk een auteursinstructie voor VluchtWeb opgesteld.
- In de tweede fase hebben alle auteurs een praktische workshop gevolgd om met deze instructie te werken.
- De derde fase bestond uit een individueel coachingsgesprek voor elke auteur over een aantal eigen webteksten. In zo’n gesprek kreeg iedere auteur feedback om zijn teksten nog aantrekkelijker te maken.
Het gehele traject besloeg ruim een half jaar.
Het resultaat
De auteursinstructie was in dit geval de sleutel tot succes. Er ontstond door onze workshop en verdere begeleiding namelijk eenheid en kwaliteit in de webteksten en duidelijkheid en snelheid bij de auteurs. Inmiddels zijn de auteursinstructies dan ook overal binnen de organisatie te vinden: gelamineerd en in opvallende kleuren. Je kunt er dus letterlijk niet omheen!
Andere projecten
Bij meer organisaties doorliepen we de drie genoemde fasen. Zo ontwikkelden we voor Zorg en Zekerheid een schrijfwijzer, waar we vervolgens een training over verzorgden. De deelnemers konden daarna individueel nog om feedback op hun teksten vragen. Verder is het UMC Utrecht een voorbeeld van een klant waar we ook een webproject voor uitvoerden.