Een organisatie voor hulpmiddelen vroeg aan Hendrikx Van der Spek om de tekst van hun aanbesteding voor de Wmo te redigeren. Door onze jarenlange ervaring met teksten in aanbestedingen was dat voor onze tekstschrijvers geen probleem.
Inhoudelijk en tekstueel
Onze tekstschrijvers en adviseurs kozen ervoor om een stap verder te gaan in de korte tijd die beschikbaar was. Zij redigeerden de tekst, maar voorzagen ‘m ook van inhoudelijk commentaar. Daarmee dwongen ze de organisatie om nog eens na te denken over de aangeboden producten en diensten. Ook gaven zij suggesties voor verbetering. De organisatie won tegen alle verwachting in de aanbesteding! Ze kregen daarbij het compliment van de gemeente dat ze nog nooit zo’n heldere en transparante aanbesteding ontvangen hadden.
Tips en trucs
Heb je zelf ook met aanbestedingen te maken? Dan komen de volgende twee tips wellicht goed van pas:
1. Signaleer zelf nieuwe aanbestedingen
Het komt maar al te vaak voor dat bedrijven ineens geconfronteerd worden met nieuwe aanbestedingen. Daardoor wordt de voorbereidingstijd voor de offerte onnodig verkort. Houd regelmatig contact met je contactpersoon bij de aanbestedende instantie (bijvoorbeeld de gemeente). Zo blijf je goed op de hoogte van wat er speelt, en kun je snel te weten komen of er plannen zijn voor nieuwe aanbestedingen.
2. Regel de basics
Bij een aanbesteding gelden een aantal selectiecriteria op het gebied van financiële draagkracht en technische bekwaamheid voor het uitvoeren van de opdracht. Aanbestedende partijen kunnen daarop selecteren. Het is gunstig om op die vragen voorbereid te zijn en niet tot het laatste moment uit te stellen. Met name het verzoek om referenties bij je opdrachtgevers kan langer op zich laten wachten. Vooral op de criteria die gaan over financiële draagkracht, kun je je voorbereiden. Denk aan:
- financiële positie: zorg dat je jouw financiële toestand op orde hebt én inzichtelijk hebt gemaakt
- kwaliteit en omvang van het personeelsbestand: werk het organogram van jouw organisatie jaarlijks bij
- omzet: er wordt vaak een minimumomzet geëist, zorg dat je omzetgegevens kunt overleggen
- afwezigheid van juridische delicten: weet van jezelf en je personeel wat er in het verleden op dit vlak is voorgevallen
- verzekeringen: zorg dat je voor de uit te voeren werkzaamheden voldoende verzekerd bent; denk bijvoorbeeld aan een aansprakelijkheidsverzekering
- referenties: zorg voor een overzicht van vergelijkbare opdrachten die je in het verleden hebt uitgevoerd, liefst met contactgegevens van referenten