Elk bedrijf krijgt wel eens brieven van boze klanten. Sommige schrijvers uiten alleen hun ongenoegen. Anderen doorspekken hun brieven met vloeken en drieletterwoorden. De laatste categorie kun je zonder meer negeren. Bij de eerste categorie valt misschien nog wat te redden door een nette brief terug te schrijven. Nieuwe klanten liggen nu eenmaal niet voor het oprapen.
Tip 1: Schrijf een beleefde en correcte brief en blijf klantvriendelijk. Je kunt de klant zelfs bedanken voor de klacht. Je hebt daarmee namelijk de kans om iets negatiefs om te zetten in iets positief. De klant voelt zich serieus genomen en zal makkelijker afkoelen.
Tip 2: Verwijt de klant niet dat hij ongemanierd of onbeschoft is.
Tip 3: Kies voor een neutrale toon: “Het spijt ons dat u ontevreden bent over ons product.”
Tip 4: Laat je brief nog een of twee dagen liggen. Sta je dan nog steeds achter de tekst, dan kun je hem versturen.
Meer informatie
Wil je meer weten over het beantwoorden van brieven? Neem dan contact met ons op voor advies op maat.
