Nieuwe taal in brieven: de grote schoonmaak

Ondanks de aandacht voor internet en sociale media is de rol van de brief nog lang niet uitgespeeld. Maar de brief krijgt wel een nieuw jasje: hij moet gemakkelijker, begrijpelijker en sneller te lezen zijn. Termen als Jip-en-Janneketaal, B1-niveau en klantgerichtheid voeren de boventoon. Afstoffen en schoonpoetsen van dat ouderwetse, oubollige en stoffige taalgebruik is de trend. Brieven schrijvend Nederland is hard bezig met een grote schoonmaak.

Leuker kunnen we het niet maken

De Belastingdienst begon er eigenlijk in 2001 al mee: Leuker kunnen we het niet maken, wel gemakkelijker. Dat gemakkelijker sloeg niet alleen op de regelgeving of het invullen van het formulier, maar ook op het taalgebruik in brieven. Geen ingewikkelde, lange zinnen met moeilijke woorden, maar kort, bondig en lezersgericht. Ook de structuur van hun brieven werd gemoderniseerd: sinds 2001 staat het eindbedrag van de aanslag helemaal bovenaan in plaats van onderaan, volgens het zogenaamde piramidemodel.

Niet achterblijven

Deze trend werd al snel opgepikt door de regionale en gemeentelijke belastingdiensten. Niet alleen om ‘mee te doen’, maar vooral vanwege de effecten: tevreden en goed geïnformeerde klanten die minder bellen. Grote kans dat u de brief bij uw aanslag waterschapsbelasting nu gewoon kunt begrijpen. De Regionale Belasting Groep van Schieland, de Krimpenerwaard en Delfland heeft eind vorig jaar de grote schoonmaak van haar brieven voltooid; alle externe brieven zijn nu begrijpelijk en vriendelijk.

Helder Amsterdams

Ook ministeries en gemeenten zijn bezig met een inhaalslag. Het ouderwetse en afstandelijke taalgebruik heet in de volksmond niet voor niets ‘ambtelijk taalgebruik’. Steeds meer gemeenten realiseren zich dat mondige burgers geen genoegen meer nemen met onbegrijpelijke brieven. De gemeente Amsterdam heeft daarom aan al haar ambtenaren een ‘taalkit’ uitgereikt om Helder Amsterdams te schrijven. De Amsterdamse ambtenaren krijgen trainingen op dit gebied aangeboden. Voor vragen en advies kunnen ze terecht bij een Taalmeester: een collega die een speciale opleiding heeft gehad en binnen zijn of haar afdeling verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de brieven. Kortom de gemeente Amsterdam neemt begrijpelijk communiceren serieus.

Geen ‘kleine lettertjes’

Binnen de verzekeringswereld is de eis om begrijpelijke taal te schrijven zelfs geformaliseerd. Sinds 2010 bestaat het Keurmerk Klantgericht Verzekeren. Om voor dat keurmerk in aanmerking te komen moeten de brieven van verzekeraars geschreven zijn in begrijpelijke taal. Een gespecialiseerd extern tekstbureau toetst ze op leesbaarheid. Ook moet de voorlichting (in brieven en folders en op de website) helder en eerlijk zijn. Geen ‘kleine lettertjes’ dus. Het keurmerk is populair: op 5 oktober 2010 ontvingen de eerste 25 verzekeraars het Keurmerk Klantgericht Verzekeren. Inmiddels is hun aantal al gestegen tot ruim 40.

Wie volgt?

De grote vraag is op dit moment niet of deze trend zich doorzet, maar welke beroepsgroep volgt. Begrijpelijke brieven van uw notaris? Heldere dagvaardingen? Begrijpelijke brieven van uw (huis)arts? We houden u op de hoogte!

Annelies Buurman