Technische Unie: eerste stap naar een goed intranet

De Technische Unie, een groothandel in technische installatiematerialen, wilde voor een nieuwe huisstijl en betere interne communicatie een goed intranet opzetten. Tot dan toe vond de interne communicatie vooral plaats door prikborden en koppelingen in Lotus Notes. De afdeling Personeel & Organisatie (P&O) diende als pilot en vroeg Hendrikx Van der Spek om advies.

De vraag

De Technische Unie had al een intranet, maar dat was opgebouwd uit diverse kleine websites, met ieder een eigen uiterlijk en invulling. De afdeling P&O wilde goed voor de dag komen met een P&O Portaal, dat als voorbeeld kon dienen voor alle andere afdelingen. Op deze portaal moesten medewerkers terechtkunnen met al hun vragen op personeelsgebied. Daarom wilde P&O onder andere de regelingen uit het personeelshandboek op intranet plaatsen.

De uitvoering

Hendrikx Van der Spek heeft op basis van gesprekken een plan van aanpak gemaakt. Dit plan was de basis voor de nieuwe communicatieopzet. We hebben van iedere regeling een samenvatting gemaakt, die geschikt is voor het beeldscherm. Wie nog meer informatie wil, kan de volledige regeling vervolgens downloaden. Ook hebben we de Technische Unie geadviseerd over de vormgeving van de webpagina's.

Brainstorm

De nieuwe teksten op de P&O Portaal werden erg goed bezocht. Daarom werd er daarna bedrijfsbreed gekeken hoe het nieuwe intranet eruit moest komen te zien. Hiervoor hebben we Marianne Oude Reimer van de Technische Unie geadviseerd over de aanpak en opzet. Deze suggesties zijn in de projectgroep voor het nieuwe intranet gebruikt.

Reactie van de Technische Unie

“De werkwijze van Hendrikx Van der Spek is doorspekt met to-the-point informatie. Dankzij de expertise en tekstvoorstellen hebben we in een kort tijdbestek ons P&O Portaal kunnen lanceren. De brainstorm heeft eveneens een toegevoegde waarde geleverd om de volgende fase in te luiden.“